یکی از امور حیاتی بخش مالی یک شرکت انتخاب نرم افزار حسابداری است؛ سرنوشت کاری حسابداران بستگی به این انتخاب دارد و تا مدت‌ها باید با خوب و بد نرم افزار انتخاب‌شده کنار بیایند. بنابراین بهتر است قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری ویژگی‌هایی مدنظرمان باشد تا بهترین انتخاب را داشته باشیم.
در یادداشت پیش رو مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب را آورده‌ایم. با پرشین تکس همراه باشید.
حتماً بخوانید : مقایسه و بررسی جامع بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی و فروشگاهی
سرعت بالا
اولین و شاید مهم‌ترین ویژگی یک نرم افزار حسابداری را باید سرعت آن بدانیم. سرعت بالای نرم افزار باعث می‌شود تا ثبت اسناد و بارگذاری آن‌ها به سریع‌ترین شکل ممکن انجام شده و جابجایی در قسمت‌های مختلف آن زمان کمتری را از حسابدار بگیرد.
شاید در نگاه اول این ویژگی چندان مهم به‌حساب نیاید، اما برای حسابداری که در روز بارها و بارها اسناد را ذخیره‌سازی کرده و مجدداً بارگذاری می‌کند و ممکن است صدها بار به قسمت‌های مختلف نرم افزار برود، سرعت پایین نرم افزار حکم سوهان روح را پیدا می‌کند. از سوی دیگر سرعت بالای نرم افزار، بازدهی حسابدار را نیز افزایش داده و باعث می‌شود در 8 ساعت کاری خود در روز، عملیات‌های بیشتری را به سرانجام برساند.
رابط کاربری متناسب با نیازهای حسابداران
در ادامه بحث سرعت نرم افزار حسابداری، رابط کاربری نرم افزار ویژگی مهم دیگر آن است. رابط کاربری نرم افزار حسابداری باید به نحوی باشد که به ساده‌ترین شکل ممکن حسابدار را به مقصد دلخواه خود هدایت کند. کاربر باید بتواند با کمترین اتلاف وقت و کمترین پیچیدگی به صفحه دلخواه خود دسترسی داشته باشد.
در کنار این‌ها، ویژگی‌های گرافیکی رابط کاربری نرم افزار حسابداری نقش به سزایی در افزایش کارایی حسابدار داشته و باعث می‌شود تا چشمان کاربری که ساعت‌ها مجبور به زل زدن به محیط نرم افزار است، دیرتر خسته شود.
چند سطحی بودن
چند سطحی بودن نرم افزار حسابداری یکی از ویژگی‌هایی است که در کسب‌وکارهای بزرگ بسیار حائز اهمیت است. تعداد سطوح نرم افزار نیز بستگی به نیاز شرکت دارد. در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری چند سطحی ایرانی، بین 4 تا 10 سطح دارند.
در کنار این امکان نصب زیرسیستم و ماژول‌های مختلف در نرم افزار، ویژگی‌ای است که به‌خصوص برای کسب‌وکارهای بزرگ بسیار مهم محسوب می‌شود. این اتفاق باعث می‌شود تا به میزان زیادی از حجم و دردسرهای حسابداران کم کرده و باعث یکپارچگی امور حسابداری یک کسب‌وکار می‌شود.
شاید این ویژگی را باید به‌عنوان اولین و مهم‌ترین ویژگی می‌آوردیم، اما چون قابلیت چند سطحی بودن بسته به حجم کاری ممکن است برای کسب‌وکارهای کوچک چندان اهمیت نداشته باشد، در این رده آمد.
تنوع گزارش‌گیری
برای انتخاب نرم افزار حسابداری حتماً این نکته را در نظر داشته باشید که نرم افزار بتواند گزارش‌های متنوع موردنیاز شما را در اختیارتان قرار دهد. ویژگی‌ای که در نرم افزارهای خارجی وجود آن بسیار عادی است اما متأسفانه در نرم افزارهای حسابداری ایرانی چندان جدی گرفته نشده است.
باید گزارش‌های رایج موردنیاز کسب‌وکار خود را بشناسید و هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، قابلیت آن نوع گزارش‌گیری را مدنظر داشته باشید.
امکان تبدیل گزارش‌ها و اسناد به فایل اکسل
بسیاری از حسابداران اعتقاد دارند که اکسل همچنان پرکاربردترین نرم افزار حسابداری در جهان است. همچنان بسیاری از نهادها و سازمان‌ها گزارش‌های مالی خود را به‌صورت فایل اکسل می‌خواهند. درصورتی‌که یک سند مالی به‌صورت اکسل موجود باشد قطعاً در همه‌جا قابلیت استفاده و استناد را خواهد داشت.
امکان تبدیل گزارش‌ها و اسناد مالی به اکسل، به‌عنوان یک قابلیت به‌ظاهر ساده همچنان در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری وجود ندارد و در برخی نیز به‌صورت محدود در دسترس است. درصورتی‌که به‌صورت مداوم نیاز به گزارش‌های مالی به‌صورت اکسل دارید حتماً باید این ویژگی را مدنظر قرار دهید.
سازگار با نرم افزارهای CRM
سازگاری نرم افزار حسابداری شرکت شما با نرم افزار CRM شرکت شما اتفاق بسیار مبارکی است. البته تعدادی از نرم افزارهای حسابداری ایرانی موجود خود، زیرمجموعه یک نرم افزار CRM هستند. بااین‌حال در صورت یکی نبودن این دو، باید در نظر داشته باشید که باید سازگاری حداقلی با یکدیگر داشته باشند.
کافی است تصور کنید در خود شرکت امکان ارائه یک گزارش مالی در CRM وجود نداشته باشد. این یعنی حداقل اتوماسیون اداری نیز در مجموعه کاری شما وجود ندارد. بنابراین سازگاری نرم افزار حسابداری با نرم افزار CRM خود را باید حتماً مدنظر داشته باشید.
امنیت بالا
شاید بتوان یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری را امنیت آن قلمداد کرد. امنیت نرم افزار حسابداری از چند جهت قابل‌بررسی است. از یک‌سو اطلاعات مالی شما باید در مقابل دسترسی افراد غیرمسئول امنیت کافی داشته باشد. از سویی دیگر باید ذخیره‌سازی اطلاعات شما به نحوی انجام گیرد که نگه‌داری آن‌ها با بالاترین امنیت صورت گیرد.
در حال حاضر برخی از نرم افزارهای حسابداری به‌صورت ابری هستند و اطلاعات خود را بر روی فضای ابری ذخیره‌سازی می‌کنند که این امنیت دوچندانی را برای حفظ اطلاعات مالی شما به همراه می‌آورد.
پشتیبانی خوب
پاشنه آشیل قریب به‌اتفاق نرم افزارهای حسابداری ایرانی پشتیبانی آن‌ها است. شرکت‌های مختلف پشتیبانی خود را به شکل‌های مختلف و با متدهای متنوع انجام می‌دهند. باید در نظر داشته باشید که نرم افزار حسابداری شما پشتیبانی قوی داشته باشد و البته آن‌قدر قدرتمند باشد که برای هر عملیات کوچک نیاز به مراجعه به پشتیبان نداشته باشد.
هنگام خرید نرم افزارهای حسابداری، شیوه و میزان پوشش پشتیبانی آن‌ها را در نظر داشته باشید. بیشتر شرکت‌ها برای پشتیبانی هزینه جداگانه‌ای طلب می‌کنند که در مقایسه با قیمت نرم افزار چندان هم کم نیست. حتی در برخی موارد هزینه پشتیبانی نرم افزار تفاوت چندانی با قیمت اصلی آن ندارد. اینجاست که باید گفت: «نوش چند؟».
قیمت مناسب
برای کسب‌وکارهای بزرگ، قیمت اصلاً نباید مدنظر باشد و تنها باید به امکانات موردنیاز فکر کرد. اما برای کسب‌وکارهای کوچک، قیمت محصول اهمیت زیادی دارد. باید مدنظر داشته باشید که با پرداخت چه مبلغی، چه امکاناتی نصیب شما می‌شود.
قیمت نرم افزارهای حسابداری ایرانی بسیار متنوع بوده و تناسبی بین آن‌ها دیده نمی‌شود. باید در نظر داشته باشید که قیمت بالا لزوماً نشان‌دهنده کیفیت بیشتر نیست و بِرَند بودن برخی از این نرم افزارها دلیل قیمت بالای آن‌ها است.
جمع‌بندی
البته اینکه انتظار داشته باشیم یک نرم افزار حسابداری تمامی ویژگی‌های بالا را در بهترین شکل آن داشته باشد توقع بالایی است. بدیهی است که تمام این ویژگی‌ها را نمی‌توان در یک نرم افزار حسابداری پیدا کرد. بهترین کار این است که بسته به شرایط کاری کسب‌وکار خود، ویژگی‌های بالا را اولویت‌بندی کنید و سپس بر اساس اولویت‌بندی خود دست به انتخاب بزنید. طبیعتاً در این صورت انتخاب‌های بیشتر و بهتری مقابل شما خواهد بود.
درصورتی‌که همچنان فکر می‌کنید برای انتخاب نرم افزار حسابداری کسب‌وکار خود دچار مشکل هستید و برای سیستماتیک کردن بخش حسابداری شرکت خود نیاز به کمک دارید، همین حالا با شرکت حسابداری پرشین تکس تماس بگیرید و این وظیفه را به دوش کارشناسان ما بگذارید.
