این روزها دیگر استفاده از نرم افزار حسابداری یک پدیده رایج در مدیریت مالی کسب‌وکارها شده است. این مسئله به‌قدری رایج شده است که یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های همه مدیران مالی، به فراخور کسب‌وکار تحت مدیریت خود، پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی یا فروشگاهی است. سازمان امور مالیاتی نیز هرروز بیشتر بر استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مالی تأکید می‌کند که این خود مراجعه شرکت‌ها و فروشگاه‌ها به نرم افزارهای حسابداری را بیشتر می‌کند.
پیشنهاد خواندنی : بررسی جامع بهترین نرم افزارهای حسابداری ایران
نرم افزار حسابداری چیست
برای کسانی که آشنایی کمتری با حسابداری دارند، عبارت «نرم افزار حسابداری» یادآور نرم افزارهایی مانند «آفیس اکسل» است. امروزه نرم افزار حسابداری به نرم افزارهایی اطلاق می‌شود که تمامی امور جاری و تخصصی حسابداری را از طریق آن‌ها می‌توان به شکلی ساده‌تر انجام داد. نرم افزار حسابداری تلاش می‌کند تمامی امکانات موردنیاز حسابدار را به شکل دیجیتال در اختیار او گذاشته و نیاز حسابدار به دفاتر حسابداری را به حداقل برساند.
درعین‌حال نرم افزارهای حسابداری تلاش می‌کنند تا تمامی استانداردهای نهادهای نظارتی و مالی مانند سازمان امور مالیاتی را در خود تعبیه کنند تا مدیران مالی به‌راحتی بتوانند تمامی گزارش‌ها، صورت‌ها و اسناد مالی موردنیاز خود را به‌انحاءمختلف از آن دریافت کنند. هدف اصلی نرم افزارهای حسابداری سازمان‌دهی، نظم دادن و بالا بردن دقت روند ثبت معاملات یک کسب‌وکار است.
با تمام این‌ها شاید برخی بر این باور باشند که وقتی سیستم قدیمی و دستی آن‌ها جوابگوی نیازهای آن‌ها است، چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنند. در ادامه به این سؤال پاسخ می‌دهیم.
چرا باید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کرد
یکی از بایدهای استفاده از نرم افزارهای حسابداری، الزام سازمان امور مالیاتی و دیگر نهادهای نظارتی به استفاده از آن‌ها است. با استفاده از این نرم افزارها سرعت و دقت بازبینی و نظارت بر اسناد و صورت‌های مالی یک شرکت تسریع و تسهیل شده و مجموع این روند زمان و هزینه کمتری را از این نهادها می‌گیرد.
بااین‌وجود، مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای یک کسب‌وکار آن‌قدر زیاد است که حتی در صورت نبود این الزامات قانونی نیز استفاده از آن‌ها «واجب مؤکد» به شمار آید. در ادامه اصلی‌ترین دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری را نام‌برده و هریک را به‌طور خلاصه شرح می‌دهیم.
افزایش سرعت فرایندهای حسابداری
اولین مزیت استفاده از نرم افزار حسابداری، افزایش چشمگیر سرعت فرایندهای حسابداری است. با استفاده از نرم افزار حسابداری، بسیاری از کارهایی که ساعت‌های طولانی وقت حسابداران را گرفته و به‌صورت فیزیکی آن‌ها را درگیر خود می‌کرده است رفع می‌شوند. افزایش سرعت محاسبات اصلی‌ترین دلیل افزایش سرعت فرایندهای حسابداری است. بدیهی است که کامپیوتر با سرعتی بسیار بالاتر محاسبات را انجام داده و همچنین در هنگام اجرای محاسبات خودکار به میزان بسیار بیشتری سرعت اجرای فرایندهای حسابداری را افزایش می‌دهد.
دقت بیشتر در محاسبات
ناگفته پیداست که دقت کامپیوتر در انجام محاسبات عددی قابل قیاس با دقت انسان نیست. ماهرترین حسابداران نیز چند بار محاسبات خود را چک می‌کنند، درصورتی‌که محاسبات انجام‌شده توسط کامپیوتر نیاز به چک مجدد ندارد. یک نرم افزار حسابداری با تکیه‌بر توان محاسباتی کامپیوتر، به میران زیادی دقت اسناد مالی شرکت را افزایش می‌دهد و شبهه‌های آن را به حداقل می‌رساند. البته ممکن است در فرایند محاسبات کامپیوتری، به دلیل ضعف نرم افزار در فهم درست ارقام ورودی که ناشی از ایرادات برنامه‌نویسی است، برخی اوقات نتایج اشتباه هم به دست آید که این مسئله ناگزیر است.
تسهیل دسترسی و نظارت بر اطلاعات
حسابداران کهنه‌کار، دفاتر فراوان موجود در حسابداری و کمدهای مملو از زونکن را به‌خوبی به یاد دارند. برای پیدا کردن یک سند و مشاهده و بررسی مجدد چنان عذابی داشت که فرد را از ایده خود منصرف می‌کرد! حالا یک نرم افزار حسابداری می‌تواند به طرفه‌العینی یک سند را برای شما نمایش دهد. این سهولت دسترسی بر اطلاعات، امکان نظارت بر آن‌ها را نیز افزایش می‌دهد که برای مدیران یک نعمت بزرگ است. این مزیت عملیات حسابرسی را نیز سرعت بخشیده و به‌شدت آسان می‌کند.
تسهیل گزارش‌گیری
در مورد قبلی گفتیم که یک نرم افزار حسابداری، دسترسی به اطلاعات را بسیار آسان می‌کند. همین امر، در کنار امکانات بالقوه‌ای که یک نرم افزار حسابداری می‌تواند داشته باشد، باعث می‌شود تا مدیران بتوانند در کمترین زمان ممکن گزارش‌های متنوعی را از اسناد مالی خود استخراج کنند. این گزارش‌ها حتی می‌توانند مدیران شرکت را در اتخاذ استراتژی مناسب یاری کنند.
افزایش امنیت اسناد مالی
درباره زونکن‌ها گفتیم و احساس خطر همیشگی از معدوم شدن آن‌ها. در حال حاضر یک نرم افزار حسابداری می‌تواند تمامی اطلاعات مالی کسب‌وکار شما را به شکل‌های مختلف و در مکان‌های مختلف ذخیره کند. برخی از نرم افزارهای حسابداری حتی این امکان را دارند که اطلاعات شما را در فضای ابری ذخیره‌سازی کنند. از سویی دیگر دسترسی به این اطلاعات نیز با رمزگذاری مناسب به‌راحتی و در سطوح مختلف قابلیت محدودسازی دارد.
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
بسیاری از مزیت‌ها و تسهیلاتی که در بالا گفته شد، بدون وجود نرم افزار حسابداری زمان و نیروی انسانی مازاد طلب می‌کند. بسیاری از این فرایندهای به‌ظاهر ساده نیاز به یک نیروی تمام‌وقت دارد که این خود هزینه مضاعفی بر روی دست مجموعه می‌گذارد. نرم افزارهای حسابداری هزینه‌های نیروی انسانی بخش حسابداری را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهند و این مزیت به‌سادگی قابل‌چشم‌پوشی نیست.
در صورت نیاز به مشاوره برای انتخاب نرم افزار حسابداری و کمک برای راه اندازی سیستم حسابداری در کسب و کار خود، می توانید با شرکت حسابداری پرشین تکس تماس گرفته و با یکی از مشاوران حسابداری ما در این‌باره صحبت کنید.
